Ergänzend zu unseren Standard Datenschutzinformationen Datenschutzerklärung Rimian möchten wir diese bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit MICROSOFT wie folgt präzisieren:

Sie haben eine Einladung zur Nutzung einer Microsoft Anwendung, wie bspw. SharePoint Online, Dynamics, Microsoft Teams, Outlook, Office Produkte, Microsoft Forms (nachfolgend MICROSOFT) durch die RIMIAN GmbH als Verantwortliche Stelle im Sinne des jeweils geltenden Datenschutzrechts erhalten.

Bei der Nutzung der MICROSOFT Anwendungen werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Anwendungen von Microsoft nutzen. 

Microsoft 365 ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. Diese werden regelmäßig aktualisiert. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben.

In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärung von Microsoft unter privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten teilweise wohl auch in den USA.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft „Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Teams“ herunterzuladen.

Sie können „Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Teams“-App eingeben. Wenn Sie die „Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Teams“ finden.

Nutzungsbedingungen für MICROSOFT Anwendungen

MICROSOFT dient vorwiegend der formlosen Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl innerhalb der RIMIAN GmbH als auch mit ihren Kunden und Interessenten. Informationen der RIMIAN GmbH, die über Teams kommuniziert werden, sind nie rechtsverbindlich und unterliegen der Vertraulichkeit und dürfen nicht ohne Zustimmung der RIMIAN GmbH an Dritte weitergegeben werden. MICROSOFT Anwendungen dürfen ausschließlich dienstlich verwendet werden.

Information zur Verarbeitung von personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von MICROSOFT

Zwecke der Datenverarbeitung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um eine effektive Kunden- bzw. Lieferantenbeziehung mit Ihnen sicherzustellen. Dabei werden Ihre Daten verarbeitet, um das jeweils in Rede stehende Tool zum Zwecke der Kommunikation und Kollaboration verwenden zu können. Weiterhin können Ihre Daten zu Zwecken der Informationssicherheit und zur Gewährleistung der Funktionssicherheit und Stabilität der IT-Systeme verarbeitet werden.

Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie die MICROSOFT Anwendungen verwenden. Welche personenbezogenen Daten genau verarbeitet werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:

• Ihre IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von Microsoft 365 erfolgt
• Ihr Benutzername (Zugangsdaten zu den Microsoft 365 Anwendungen), Daten im Rahmen der sog. Multifaktor-Authentifizierung, die Sie selbst in Ihrem Microsoft Account hinterlegt haben (z. B. optional die (private) Handynummer).
• Identifikationsmerkmale: Informationen zu Ihrer Person, die Sie als Nutzer, Absender, Empfänger von Daten innerhalb der MICROSOFT Anwendungen kennzeichnet. Dazu gehören insbesondere nachfolgende Stammdaten: Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mailadresse, dienstliche Faxnummer, sofern von Ihnen angegeben. Weitere Daten (wie z. B. ein von ihnen hinterlegtes Profilbild) sind ebenfalls in Ihrem Profil jederzeit einsehbar. Diese Informationen sind in Ihrem Profil, aber insbesondere auch in Outlook für Sie jederzeit sichtbar und können von Ihnen individuell angepasst werden.
• Für die Authentifizierung und den Lizenzgebrauch erforderliche Daten. In den MICROSOFT Anwendungen werden sämtliche Nutzeraktivitäten, wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung, wie das Anlegen, Ändern, Löschen eines Dokuments, Einrichten eines Teams (und von Kanälen in Teams), das Anfertigen von Notizen im Notizbuch, Start eines Chats, Antworten im Chat verarbeitet.
• Bei der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
  Abteilung (optional), Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen; Bei Aufzeichnungen: Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats; Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden; Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
• Umfang der Verarbeitung: Wir verwenden „Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Teams“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Grund Ihrer Zusammenarbeit mit uns. Nachstehend sehen Sie eine Beschreibung der Rechtsgrundlagen, auf deren Basis wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von M365-Anwendungen verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben nur Beispiele und keine vollständige oder abschließende Liste der möglichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung darstellen.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit.a DSGVO)

Wir verarbeiten bestimmte personenbezogene Daten nur mit Ihrer vorherigen, ausdrücklichen und freien Einwilligung, z. B. wenn Sie einen Demo-Termin mit uns vereinbaren. Aufzeichnung der Teams-Besprechungen zur Verwendung außerhalb des Livestreams erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Einwilligung wird erteilt, in dem Sie die Einladung zur Besprechung akzeptieren und anschließend an der Besprechung teilnehmen. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt.

Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO)

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet, wenn der Nutzung ein Vertrag zu Grunde liegt.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO)

Wir unterliegen einer Reihe gesetzlicher Anforderungen und können Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen verarbeiten. Wir sind z.B. gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen (u.a. Strafverfolgungsbehörden) Auskunft zu erteilen.

Wahrung unserer berechtigter Interessen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder von Interessen Dritter auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies erfolgt jedoch nur, wenn Ihre Interessen als Betroffener im Einzelfall keinen Vorrang gegenüber unseren Interessen haben. Berechtigte Interessen, die bei der Nutzung von M365 verfolgt werden, sind: effektive Durchführung von Besprechungen, Optimierung der Geschäftsprozesse, Schutz der lebenswichtigen Interessen unserer Mitarbeiter*innen und somit die Erfüllung unserer Fürsorgepflichten als Arbeitgeber durch die Reduzierung der Anzahl der Präsenzterminen, z.B während einer Pandemie.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir stellen grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Ihrer Nutzung unserer Services beauftragen wir auch externe EDV- und IT-Auftragnehmer. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

Für die Bereitstellung des Dienstes und die damit verbundene Datenverarbeitung ist die Microsoft Corporation ein sogenannter Auftragsverarbeiter und unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von uns eingesetzten Microsoft 365 Anwendungen unseren Weisungen als verantwortlichen Stelle im Sinne der DSGVO.  Sofern einzelne Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, stellt Microsoft die Datenschutzkonformität durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln (DPF-Programm) sicher. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie im MS Trust Center und der MS Datenschutzerklärung.

Weitergabe und Übertragung von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Nutzers oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen gegebenenfalls zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und dem anwendbaren Datenschutzrecht erfolgt. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Unternehmensform den wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten entsprechend bei Bedarf anzupassen und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der RIMIAN GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Zweckänderungen

Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben. Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. 

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz-rechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 06.10.2023